20/20 vision20/20 vision is een software-oplossing die het volledige procurement proces optimaliseert, van budget en plan tot inkoopopdracht, factuurverwerking en betaling. De basis van 20/20 vision is geautomatiseerde factuurverwerking. De software is modulair opgebouwd zodat op ieder gewenst moment additionele functionaliteit kan worden ingezet. Hierdoor is het mogelijk om te kiezen voor alleen een oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking tot optimalisatie van het gehele procurement proces.
20/20 vision is een standaard oplossing, welke op maat ingericht wordt zodat het uw specifieke situatie optimaal ondersteund. Een implementatie van 20/20 vision helpt om uw proces SOX compliant te maken. Het verhoogt de efficiency en transparantie in het inkoopproces en heeft daarmee een zeer korte terugverdientijd.
SOX compliancy, good governance en reductie van het frauderisico
Door middel van de implementatie van 20/20 vision wordt het vastleggen, afdwingen en controleren van procedures en regels voor het inkoopproces mogelijk. 20/20 vision borgt en formaliseert het procuratiemodel en de functiescheiding zoals die binnen uw organisatie is afgesproken. Daardoor worden de inkoopaanvragen en facturen verwerkt volgens de geldende procedures. Daarnaast bouwt 20/20 vision een digitaal inkoopdossier op, waardoor alle opgeslagen documentatie, de driehoekscontrole en de audittrail eenvoudig digitaal inzichtelijk en oproepbaar is. 20/20 vision dwingt uw procedures en controlemaatregelen af en maakt afwijkingen eenvoudig zichtbaar.
Efficiency & transparantie verbetering
De implementatie van 20/20 vision zal de transparantie en de efficiency van uw inkoopproces drastisch verbeteren. Er zijn tal van voordelen te noemen, hierbij enkele van de meest in het oog springende:
• proactief budgetbewaking (op ieder gewenst moment is de budgetuitputting eenvoudig
inzichtelijk);
• status en locatie van het inkoopdossier en de facturen altijd inzichtelijk;
• facturen raken niet meer kwijt;
• digitaal archief, waar inkooporder, prestatieverklaring en factuur te koppelen zijn.
Kostenreductie en ROI
Naast verbeteringen in efficiency en transparantie, biedt 20/20 vision u ook een aantal harde kostenreducties en daardoor een duidelijke ROI. Door de reductie van de interne post, een snellere factuurverwerking, en digitale archivering bespaart u 40 tot 60% op uw factuurverwerkingskosten. Op basis van deze kostenreductie heeft 20/20 vision een gemiddelde terugverdientijd van 6 tot 8 maanden (u kunt contact met ons opnemen voor uw persoonlijke ROI calculatie).
De oplossing; 20/20 vision
20/20 vision is een modulair opgebouwde oplossing, waarbinnen factuurverwerking de basismodule vormt. 20/20 vision kent in totaal 6 modules, in de volgorde van het proces zijn dit:
• budgetbewaking;
• contractmanagement;
• inkoop portaal;
• inkoopmanagement;
• factuurdata herkennen & elektronische facturen importeren (EDI);
• factuurverwerking.
In figuur 1 is aangegeven welke processtappen ondergebracht zijn in welke modules. De functionaliteit per module wordt onder het figuur het kort toegelicht.
Bekijk hier het flowdiagram.
Budgetbewaking
Met de inzet van de module voor budgetbewaking verandert de functie van budgetten elementair. De budgetten kunnen worden geïmporteerd vanuit een derde systeem (bijvoorbeeld uw ERP systeem) of in 20/20 vision aangemaakt. De budgethouders zien nu bij iedere inkoopaanvraag of factuur die ze beoordelen hoeveel budget er nog beschikbaar is. Hierdoor verandert budgetbewaking van reactief naar proactief, want budget overschrijdingen worden niet pas achteraf inzichtelijk door middel van management rapportages, maar direct op het moment dat ze ontstaan.
Contractmanagement
Met de contractmanagement module worden contracten geregistreerd en wordt een contracteigenaar toegekend. Met de contractmanagement functionaliteit kan de looptijd en het facturatie bedrag per termijn eenvoudig gecontroleerd worden. Wanneer een contract dreigt te verlopen en (automatisch) verlengd gaat worden krijgt u hiervan een notificatie. Hierdoor wordt voorkomen dat contracten ongewenst automatisch verlengd worden of onbewust aflopen.
Inkoop/ declaratie portaal
Het Inkoop portaal is een eenvoudig te bedienen webapplicatie waar inkoopaanvragen en declaraties kunnen worden ingediend. Alle medewerkers die aankoopaanvragen en / of declaraties mogen indienen krijgen toegang tot dit webportaal. Via de webportaal kunnen de portaalgebruikers eenvoudig het verzoek indienen en de status van het verzoek volgen.
Inkoopmanagement
De inkoopmanagement module voorziet in de functionaliteit om inkoopverzoeken door middel van een workflow naar de betreffende verantwoordelijken te distribueren; inkoopverzoeken goed te keuren; een inkoopopdracht te genereren en te versturen vanuit het systeem en de ontvangsten of prestatieverklaring te registreren.
Factuurdata herkennen en importeren
Bij geautomatiseerde factuurverwerking worden papieren facturen door middel van scanning gedigitaliseerd en elektronische facturen in het systeem geïmporteerd. Met deze module krijgt u de beschikking over Optical Character Recognition (OCR) software voor de herkenning van data van papieren facturen. Met onze OCR tool zal 80 tot 90 procent van de codeer data herkend worden waardoor het coderen aanzienlijk minder foutgevoelig en arbeidsintensief wordt. Daarnaast biedt deze module de mogelijkheid om elektronische facturen ( XML facturen ) te importeren en data uit de factuur over te nemen ten behoeve van het coderen.
Factuurverwerking
De factuurverwerking module voorziet in de uiteindelijke verwerking van de inkomende factuurstroom. In combinatie met de module voor het herkennen en importeren van factuurdata wordt het coderen een stuk minder arbeidsintensief.
Daarna wordt de factuur, indien de module voor inkoopmanagement ook wordt ingezet, gematched met het onderliggende reeds opgebouwde inkoopdossier (inkooporder & prestatieverklaring). Wanneer de drie documenten overeenkomen, wordt de factuur automatisch goedgekeurd en hoeft deze niet nogmaals te worden beoordeeld door de budgethouder; dat heeft hij namelijk reeds gedaan door het goedkeuren van de inkoopaanvraag door middel van een rechtmatige elektronische handtekening. In geval van een mismatch wordt het hele inkoopdossier ter beoordeling teruggestuurd naar de materiedeskundige / inkoper.
Als er geen inkoopdossier is voor een inkomende factuur of de module voor inkoopmanagement niet wordt ingezet, wordt de factuur aan de verantwoordelijke budgethouder gepresenteerd ter goedkeuring. Na goedkeuring of matching met het inkoopdossier wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betaling in het financieel systeem. Ter afronding van het proces is het nog mogelijk een betaalcontrole in te stellen. Hierbij vind een controle plaats op rekeningnummer, bedrag, dubbele betaling en status van de factuur. Hiermee is het proces ten einde gekomen en heeft u een digitaal inkooparchief opgebouwd.
|
